Outils de planification : interview de Steve Ball, EidosMedia

Steve Ball est directeur du marketing pour les États-Unis chez EidosMedia qui met au point et commercialise la solution d’édition multimédia Méthode. Avant de répondre aux questions, Steve Ball a retracé l’évolution de l’outil de planification Méthode.

Il y a quatre ou cinq ans, l’équipe chargée de la recherche et du développement chez EidosMedia s’est penchée sur la nécessité d’avoir un outil permettant de planifier la couverture de l’actualité et d’allouer des ressources dans un environnement multisupport. La structure orientée objet de la base de données du système Méthode a bien simplifié les choses : tous les ingrédients nécessaires à la production d’un sujet – les fils d’agence, les ressources médias, les liens Web, les tâches et les missions – existaient déjà dans la base de données du système Méthode sous la forme d’objets. Il ne fallait plus qu’un « frontal » permettant d’associer ces ingrédients en « thèmes » – le stade préalable au sujet – et suivant leur avancement, de leur attribution à certains membres de l’équipe à la publication du sujet qui en résulte sur un ou plusieurs supports.

C’est comme ça qu’est né l’outil NewsPlanning utilisé pour la première fois en 2006. Il est efficace parce qu’il ne s’agit pas d’une application externe distincte. Il fait appel aux mêmes ressources que le flux de production rédactionnel proprement dit et en donne une vue d’ensemble claire.

IFRA : Qu’attendent les directeurs des rédactions de leurs solutions de planification ?

Steve Ball : Les directeurs des rédactions ont besoin d’un outil simple et puissant leur donnant une bonne vue d’ensemble pour planifier, créer et gérer l’ensemble de leurs contenus, à travers tous les supports, avec la possibilité de passer à une planification par support et de déterminer les budgets nécessaires dans les moindres détails.

Une navigation simple du général au particulier et vice-versa est cruciale pour l’efficacité d’une solution de planification. L’espace de travail unique de la solution Méthode a pour but de permettre un accès rapide aux détails sans perdre pour autant de vue l’état général du travail.

IFRA : Qu’est-ce qui rend votre système aussi simple et permet à un journaliste travaillant à distance d’avoir accès à son article, au planning et aux missions et de les actualiser ?

Steve Ball : Les reporters peuvent travailler de n’importe où avec une connexion Internet ou mobile, grâce à un espace de travail basé sur navigateur donnant accès à un grand nombre des fonctions du logiciel utilisé dans la rédaction pour la gestion des connaissances, la création et l’édition. Les reporters envoyés sur le terrain peuvent accéder à toutes les ressources dans l’environnement de production (fils d’agence, articles archivés, travaux en cours), recevoir des missions ainsi que créer et produire des articles, le tout avec un contrôle parfait du flux de production.

IFRA : Quelle vue d’ensemble votre solution donne-t-elle aux rédacteurs/reporters travaillant dans un environnement multimédia ?

Steve Ball : Le point de départ est le Topic Plan, une sorte de « tableau de bord » partagé permettant de discuter des thèmes à traiter. Plusieurs listes de thèmes peuvent être créées, puis regroupées plus tard. Les thèmes peuvent être transférés d’une liste à l’autre.

Lorsque les thèmes se transforment en sujets à la suite du regroupement des missions, des ressources, des délais et des espaces disponibles sur la page, l’outil NewsPlanning fournit une vue d’ensemble complète du processus rédactionnel pour tous les supports et toutes les éditions et vient compléter la vue plus classique proposée par le Page Plan.

Les utilisateurs peuvent basculer d’une représentation à l’autre. En cliquant sur un sujet dans un thème donné, ils accèdent à la page où il figurera ; un clic sur un sujet de la page en question fait apparaître le Topic Plan dont il fait partie.

IFRA : Quelle influence les événements de ces derniers mois ont-ils eu sur la façon dont les éditeurs cherchent des solutions, étant donné surtout que de nombreuses rédactions se trouvent confrontées à la gageure de mener leur tâche à bien avec des effectifs considérablement réduits ? Nous avons remarqué que certains fournisseurs de systèmes rédactionnels mettaient l’accent sur la capacité de leurs systèmes à suppléer la main-d’œuvre manquante. Il est donc probable que les rédacteurs à la recherche de nouveaux systèmes essaient de trouver comment faire pour que la technique prenne en charge le plus de travaux possible. …

Steve Ball : Nous pensons que le maintien de plusieurs systèmes de planification différents (pour le produit imprimé et la diffusion en ligne) revient très cher. Dans toute rédaction moderne, un sujet doit sans cesse évoluer, de sa planification à sa diffusion multisupport, et les réactions des utilisateurs doivent être utilisées pour améliorer le contenu prévu. Des systèmes et des flux de production distincts engendrent des coûts inutiles d’ordre non seulement organisationnel, mais aussi technique. Il est donc clair que le maintien de plusieurs systèmes pour des fonctions différentes est une source de frais supplémentaires.

L’utilisation d’une solution unique conçue dès le départ pour une rédaction convergente comme Méthode débouche sur une situation gagnant-gagnant avec une réduction des frais informatiques et organisationnels.

Avec un système conçu pour une rédaction convergente, il est bien entendu facile de rationaliser la production en intégrant d’autres opérations autrefois séparées, ce qui réduit le coût total de possession (TCO = Total Cost of Ownership). Lorsque, par exemple, une nouvelle de dernière minute requiert une vidéo dont la planification peut être envisagée avec le système Méthode dès qu’elle est disponible, elle peut être publiée en ligne immédiatement (et automatiquement !).

Un grand nombre des fonctions proposées dans Méthode visent à automatiser les processus rédactionnels sans que la qualité n’en pâtisse… moyennant une planification soigneuse et appropriée. L’automatisation, par exemple, de la mise en page et de la mise à jour des contributions sur le Web permet de produire des pages intéressantes et personnalisées pour les audiences en ligne avec un minimum de personnel.

La philosophie est simple : grâce à l’automatisation des opérations de routine associée à une planification convergente et à la création d’un contenu multisupport, le système Méthode libère le personnel et apporte une valeur ajoutée au contenu.

IFRA : Le prix est un réel défi – plus encore que par le passé – compte tenu des graves problèmes financiers que rencontrent aujourd’hui les journaux qui n’ont tout simplement pas les moyens de payer un prix trop élevé. Quelle est votre réponse à ce dilemme ?

Steve Ball : La crise financière actuelle rend l’évolution des sociétés d’information plus nécessaire et plus urgente que jamais.

Les anciennes techniques (qu’elles aient été mises à niveau ou que les systèmes continuent d’être utilisés tels quels) peuvent revenir moins cher, mais à court terme seulement : les concurrents, les clients et les créanciers ne tarderont pas à se rendre compte des problèmes – avec des conséquences évidentes.

De nombreux utilisateurs du système Méthode ont découvert qu’il leur permettait d’apporter les changements organisationnels nécessaires à leur survie. L’avantage ne réside donc pas uniquement dans le délai de retour sur investissement, mais il y a aussi un effet multiplicateur. Une technique plus souple permet de développer de nouveaux produits et de s’adapter ainsi aux nouvelles conditions du marché.

IFRA : Certains fournisseurs diversifient leurs activités en se tournant davantage vers le marché des magazines ou en vendant des systèmes aux banques et aux gouvernements qui, de plus en plus, doivent publier leurs informations… Est-ce aussi le cas de votre société ? Dans l’affirmative, quelles sont les principales raisons et possibilités dans ce domaine ?

Steve Ball : C’est une excellente question. En effet, EidosMedia compte déjà des clients en dehors du secteur de la presse traditionnelle. Méthode est un système entièrement indépendant du support utilisé et convient à toute entreprise devant gérer, créer et partager des informations.

Dans la pratique, le système Méthode est actuellement utilisé par AllianceBernstein, une société américaine de gestion d’actifs, pour la publication imprimée et électronique de sa vaste gamme de rapports financiers et d’informations sur le marché.

Différents fabricants internationaux devant créer et mettre à jour d’importantes collections de manuels d’utilisation et de documentations sur leurs produits dans plusieurs langues s’intéressent aussi à la solution Méthode. Lorsqu’elles dépassent certaines dimensions, il n’est plus possible de les gérer avec des applications de bureau standard : le flux de production structuré tel que l’offre un système d’édition « industriel » comme Méthode devient alors indispensable.

IFRA : Quels outils de planification conviennent aux différents types d’éditeurs que vous visez ? Que proposez-vous ou pouvez-vous proposer à une publication tirée à 15 000 exemplaires par rapport à celle d’un grand groupe de médias ?

Steve Ball : Les besoins d’un grand groupe de médias peuvent sembler différents de ceux d’une publication à plus faible tirage. Mais en fait, ils ont tous les deux des exigences comparables même si leur contenu et le volume d’informations traitées ne sont pas les mêmes.

Toute société d’édition doit avoir une vue d’ensemble des contenus disponibles, de ce qui est prévu et des informations y afférentes ainsi que la possibilité d’utiliser et d’éditer facilement ces contenus.

Dans la pratique, le système Méthode est utilisé avec succès par de grands groupes internationaux et des groupes de médias régionaux comme le quotidien génois Il Secolo XIX qui utilise la plateforme Méthode pour ses éditions imprimées, son site Web et la diffusion mobile ainsi que l’élaboration de programmes pour sa station de radio locale. Il Secolo mettra bientôt en service l’outil Méthode Portal Server, le nouveau système de gestion du contenu Web d’EidsoMedia.

Un système peut donc être « petit » sans être pour autant « limité » dans ses fonctionnalités.

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